Politique de confidentialité
1. Généralités
Dernière mise à jour : 5 mai 2026
Cette politique de confidentialité décrit comment Chapps SA, dont le siège social est établi à 1600 Sint-Pieters-Leeuw, Hoogstraat 152B et le
siège d’exploitation à 1000 Bruxelles, Picardstraat 7 boîte 100, numéro d’entreprise BE0599.297.776 (« Chapps », « nous », « notre »), traite
des données à caractère personnel dans le cadre de ses activités en tant que fournisseur SaaS B2B.
Nous traitons des données à caractère personnel en tant que :
-
responsable du traitement (par exemple pour les utilisateurs du site web, les prospects, le marketing et la gestion de
la clientèle),
-
sous-traitant (lorsque des clients saisissent des données à caractère personnel dans nos solutions pour les property
inspections ou la conformité).
Nous attachons une grande importance à la protection des données à caractère personnel et ne les traitons que conformément au Règlement
général sur la protection des données (RGPD).
2. À qui s’applique cette politique de confidentialité ?
La présente politique s’applique aux :
- utilisateurs de notre site web ;
- contacts auprès de clients et partenaires (potentiels) ;
- utilisateurs de notre logiciel et de nos applications mobiles ;
-
personnes dont les données sont saisies dans notre logiciel par nos clients (telles que locataires, bailleurs, propriétaires, employés ou
personnes de contact pour les inspections).
Cette politique ne s’applique pas aux personnes morales, mais uniquement aux personnes physiques.
3. Notre rôle : responsable du traitement vs. sous-traitant
3.1 Lorsque Chapps est responsable du traitement
Nous traitons des données en notre propre nom et pour nos propres finalités, notamment pour :
- la gestion du site web ;
- le marketing et la communication auprès des prospects et des clients ;
- la gestion de la relation client (CRM) ;
- l’assistance technique ;
- l’administration contractuelle ;
- l’analyse et l’amélioration de nos services ;
- la sécurité de nos systèmes.
3.2 Lorsque Chapps est sous-traitant
Lorsque nos clients saisissent des données à caractère personnel dans nos applications SaaS (telles que des plateformes d’inspection), nous
les traitons exclusivement pour le compte du client et conformément à ses instructions. Dans ce cas :
- le client est le responsable du traitement ;
- Chapps est le sous-traitant.
Nous ne traitons jamais ces données à des fins propres.
4. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
Selon le moment de contact, les services fournis et notre rôle, nous pouvons traiter les données suivantes :
4.1 Données des visiteurs du site web
- Adresse IP
- Données du navigateur et de l’appareil
- Informations comportementales (pages consultées, horaires, interactions)
- Informations issues des cookies (via Google Analytics 4)
4.2 Données des prospects, clients et partenaires
- Nom
- Fonction
- Adresse e-mail professionnelle
- Numéro de téléphone
- Nom de l’entreprise
- Correspondance
- Rendez-vous et historique des contacts (HubSpot)
4.3 Données des utilisateurs de nos applications SaaS
- Nom, données de connexion
- Adresse e-mail
- Rôle et paramètres du compte
- Journaux d’activité (sécurité et dépannage)
4.4 Données saisies par les clients dans nos applications
Ces données peuvent notamment inclure :
- Nom et coordonnées des locataires ou occupants
- Données d’adresse
- Données d’inspection, photos, notes
- Toute autre information saisie par le client
Dans ce contexte, nous agissons exclusivement en tant que sous-traitant.
5. Finalités et bases juridiques du traitement
Nous traitons les données à caractère personnel sur les bases juridiques suivantes :
5.1 Exécution d’un contrat
- Création et gestion des comptes
- Fourniture d’un support technique
- Prestation de nos services logiciels
5.2 Intérêt légitime
- Gestion de la relation client (CRM)
- Analyse et optimisation de notre logiciel et de notre site web
- Sécurité et prévention de la fraude
- Marketing B2B auprès de clients existants et de prospects
5.3 Consentement
- Newsletters
- Analyses basées sur les cookies
- Formulaires volontaires sur le site web
5.4 Obligation légale
- Comptabilité et facturation
- Obligation de conservation de certains documents administratifs
6. Communication à des tiers
Nous ne partageons des données à caractère personnel qu’avec les parties qui en ont besoin pour fournir nos services, telles que :
- Hébergement cloud : Combell (Belgique)
- CRM et marketing automation : HubSpot
- Facturation : Teamleader
- Paiements en ligne : Stripe, Mollie
- Analyses : Google Analytics 4
- Production, journalisation, suivi des incidents : Atlassian (Jira, Confluence)
- E-mail et logiciels bureautiques : Microsoft 365
Nous concluons des accords de sous-traitance avec l’ensemble de ces parties.
Nous ne transférons des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE) que lorsque cela est strictement
nécessaire et uniquement avec les garanties légales appropriées (telles que les Standard Contractual Clauses).
Une liste complète des sous-traitants est disponible sur demande.
7. Mesures de sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :
- Infrastructure hébergée en Belgique chez Accenture
- Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos
- Sécurisation renforcée des accès avec authentification multifacteur (MFA)
- Contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC)
- Journalisation et surveillance
- Sauvegardes et procédures de basculement (failover)
- Correctifs et mises à jour réguliers
- Restrictions d’accès aux données selon les fonctions
- Procédures internes pour un développement logiciel sécurisé
8. Durées de conservation
Nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire.
Exemples :
- CRM et marketing : maximum 3 ans après le dernier contact ;
- Données contractuelles : obligation de conservation de 7 ans ;
- Tickets de support : 2 ans ;
- Données de compte : jusqu’à 60 jours après la fin d’un contrat ;
- Données saisies par les clients : conformément aux instructions du client (Chapps agit en tant que sous-traitant).
9. Droits des personnes concernées
Les personnes concernées disposent des droits suivants :
- Droit d’accès
- Droit de rectification
- Droit à l’effacement
- Droit à la limitation du traitement
- Droit à la portabilité
- Droit d’opposition
- Droit de retirer leur consentement
Lorsque Chapps agit en tant que sous-traitant, les demandes doivent être adressées directement au responsable du traitement
(le client). Chapps assiste le client dans ce cadre.
Les demandes peuvent être envoyées à :
privacy@chapps.com
10. Cookies
Notre site web utilise des cookies pour :
- des finalités fonctionnelles ;
- des finalités statistiques et analytiques (GA4) ;
- l’optimisation de l’expérience utilisateur.
Une description détaillée est disponible dans notre politique en matière de cookies.
11. Violations de données
Chapps applique un protocole interne en matière de violation de données.
En cas d’incident :
- nous enregistrons l’incident ;
- nous évaluons l’impact et le risque ;
- nous informons le client lorsque nous agissons en tant que sous-traitant ;
-
nous effectuons une notification à
l’Autorité de protection des données
si la loi l’exige.
12. Autorité de contrôle
Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique, UE
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
E-mail : contact@apd-gba.be
13. Modifications de la présente politique de confidentialité
Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité.
La date « Dernière mise à jour » dans la section 1 – Généralités indique la dernière révision du document.
14. Contact
Chapps SA
Siège social :
Hoogstraat 152B
1600 Sint-Pieters-Leeuw
Belgique, UE
Siège d’exploitation :
Spaces Gare Maritime
Rue Picard 7 boîte 100
1000 Bruxelles
Belgique, UE
E-mail :
privacy@chapps.com
